Hoe stel je een correcte factuur op?

Facturen spelen een cruciale rol in het runnen van een bedrijf. Een juiste factuur zorgt namelijk voor een soepele afhandeling van betalingen en vermijdt onnodige conflicten met klanten. In dit artikel bespreken we hoe een juiste factuur eruit ziet, aan welke eisen een goede factuur moet voldoen en wat er gebeurt als een factuur niet aan deze eisen voldoet. Tot slot geven we tips voor het opstellen van een mail bij het versturen van een factuur.

Hoe ziet een juiste factuur eruit?

Een juiste factuur moet duidelijk, overzichtelijk en compleet zijn. Het is belangrijk dat de factuur voldoet aan de wettelijke eisen en bevat alle noodzakelijke informatie. Hieronder vind je een lijst met de belangrijkste onderdelen van een juiste factuur:

Bedrijfsnaam en adresgegevens van zowel de verkoper als de koper
Uniek factuurnummer
Datum van facturering
Beschrijving van de producten of diensten
Het aantal van de producten of diensten
De prijs per stuk
Totale prijs
Eventuele btw
Betaaltermijn
Manier van betalen

Waar moet een goede factuur aan voldoen?

Naast de informatie die op de factuur vermeld moet worden, zijn er ook bepaalde eisen waaraan een factuur moet voldoen. Hieronder vind je een lijst met de belangrijkste eisen:

De factuur moet duidelijk zijn en makkelijk te lezen
De factuur moet voldoen aan de wettelijke eisen
De factuur moet compleet zijn en alle noodzakelijke informatie bevatten
De factuur moet uniek zijn en gemakkelijk te traceren
De factuur moet tijdig worden verstuurd

Wat als een factuur niet aan de eisen voldoet?

Als een factuur niet aan de wettelijke eisen voldoet, kan dit gevolgen hebben voor zowel de verkoper als de koper. Bijvoorbeeld:

De koper kan de betaling weigeren
De verkoper kan moeite hebben met het innen van het bedrag
Er kan een conflict ontstaan tussen de verkoper en de koper
Het kan leiden tot een boete van de belastingdienst

Wat zet je in een mail met factuur?

Een factuur sturen via e-mail is tegenwoordig een veelgebruikte manier van factureren. Het is snel, gemakkelijk en milieuvriendelijk. Maar wat moet er nu precies in een e-mail met factuur staan om ervoor te zorgen dat deze duidelijk en overzichtelijk is? Hieronder vind je een aantal belangrijke punten.

Onderwerp

Het onderwerp van je e-mail met factuur moet duidelijk zijn. Dit betekent dat het onderwerp niet alleen aangeeft dat het om een factuur gaat, maar ook om welke factuur het precies gaat. Bijvoorbeeld “Factuur [factuurnummer] [maand/jaar]”.

Begroeting

Begin de e-mail altijd met een begroeting. Dit kan een formele begroeting zijn, zoals “Geachte [naam ontvanger]”, of een informele begroeting, zoals “Hallo [naam ontvanger]”.

Factuur

Zorg ervoor dat de factuur zelf duidelijk en overzichtelijk is. Dit betekent dat de factuur de volgende informatie moet bevatten:

Bedrijfsgegevens, zoals bedrijfsnaam, adres, telefoonnummer en e-mailadres
Klantgegevens, zoals naam, adres en eventueel telefoonnummer en e-mailadres
Factuurdatum
Factuurnummer
Omschrijving van de producten of diensten die je hebt geleverd
Hoeveelheid van de producten of diensten
Prijs per stuk of per uur
Totaalbedrag
Vervaldatum

Bedankt en tot ziens

Eindig de e-mail altijd met een dankje en een groet. Dit kan bijvoorbeeld zijn: “Bedankt voor het gebruik van onze diensten. Wij hopen u snel weer te mogen begroeten.”

Dit waren de belangrijkste punten om in acht te nemen bij het sturen van een e-mail met factuur. Zorg ervoor dat de e-mail duidelijk en overzichtelijk is, zodat de ontvanger de factuur snel en gemakkelijk kan verwerken.

Conclusie

Een factuur stellen is niet moeilijk, maar het is wel belangrijk om te zorgen dat de factuur aan de juiste eisen voldoet. Dit betekent dat de factuur duidelijk, overzichtelijk en compleet moet zijn. Daarnaast is het ook belangrijk