Boekhouding bewaren en de bewaartermijnen.

De wet verplicht bedrijven en zelfstandigen tot het bewaren van hun boekhouding. Dit wordt de fiscale bewaarplicht genoemd. De fiscale bewaartermijn voor uw boekhouding is 7 jaar. Wat u wel moet bewaren, zijn basisgegevens over uw administratie. Namelijk:

Het grootboek

De debiteuren- en crediteurenadministratie
De voorraadadministratie
De in- en verkoopadministratie
De loonadministratie

De basis kan ook meer gegevens bevatten, zoals het projectmanagement van een bouwbedrijf of de registratie van een opdracht bij een accountantskantoor. Levert uw bedrijf ICT-diensten of onlinediensten, telecommunicatie of radio- en televisiediensten? Daarna is de wettelijke bewaartermijn voor uw administratie 10 jaar.

Is er bestaand vastgoed, zoals uw bedrijfspand? Deze administratie moet u als bedrijf 10 jaar bijhouden.

In welke vorm moet je de gegevens bewaren?

Natuurlijk kunt u uw boekhouding op papier of in een digitale vorm bewaren. Administratieve gegevens omvatten dus niet alleen papieren documenten, maar ook digitale gegevens, die zich op gegevensdragers bevinden. Denk aan harde schijf, USB, cd of dvd. Volgens de Belastingdienst is de Cloud, die je normaal gesproken gebruikt voor online boekhouden, is ook een gegevensdrager Ook moet u tijdens een controle uw boekhoudgegevens kunnen weergeven. Een print van je online boekhouding is niet voldoende.

Wel kan de belastinginspecteur tijdens de controle auditfile een uitdraai van je grootboekrekening. U kunt dit bestand eenvoudig printen vanuit uw boekhoudprogramma.

Wat gebeurt er als je je niet aan de bewaarplicht houdt?

Als u uw fiscale bewaarplicht niet aan houdt, dan riskeert u een boete. Je kunt zelfs worden vervolgd als je het echt slecht doet. Maar maak je geen zorgen. Met vrijwel elk Nederlands boekhoudpakket voldoet u algauw aan de wettelijke bewaarplicht.