Boekhouding en administratie van een BV: wat moet je regelen?

De administratie van een BV bestaat uit zes onderdelen: de boekhouding, de btw-aangifte, de loonadministratie voor het salaris van de DGA, de rekening-courant tussen jou en de BV, de aangifte vennootschapsbelasting en de jaarrekening, die je deponeert bij de KvK. Het bestuur is wettelijk verplicht dit bij te houden en 7 jaar te bewaren.

Een BV is een rechtspersoon. De BV betaalt zelf belasting over haar winst, sluit zelf contracten en jij bent als directeur in dienst van je eigen BV. Daardoor is de administratie uitgebreider dan bij een eenmanszaak: er komen een loonadministratie, een openbare jaarrekening en de vennootschapsbelasting bij.

Wat de wet van een BV vraagt

Volgens artikel 2:10 van het Burgerlijk Wetboek moet het bestuur de administratie zo voeren dat altijd de rechten en verplichtingen van de BV te kennen zijn. Binnen zes maanden na het einde van het boekjaar moet er een balans en een staat van baten en lasten liggen. De administratie, met alle facturen, bankafschriften en contracten, bewaar je 7 jaar. Dat mag digitaal.

Als DGA ben je meestal ook de bestuurder. De verantwoordelijkheid ligt dus bij jou, ook als je het werk uitbesteedt aan een boekhouder.

De zes onderdelen van de administratie

Wat je per maand, kwartaal en jaar doet

• Per maand: loonaangifte voor je DGA-salaris. Aangifte en betaling moeten uiterlijk de laatste dag van de maand erna binnen zijn
• Per kwartaal: btw-aangifte, uiterlijk 30 april, 31 juli, 31 oktober en 31 januari
• Per jaar: de jaarrekening opmaken binnen 5 maanden na het boekjaar, vaststellen en deponeren bij de KvK
• Per jaar: aangifte vennootschapsbelasting, bij een boekjaar gelijk aan het kalenderjaar vóór 1 juni, tenzij je uitstel hebt
• Per jaar: je eigen aangifte inkomstenbelasting, met je salaris en eventueel dividend in box 2

Het salaris van de DGA

Werk je in je eigen BV, dan ben je voor de loonbelasting in dienst van de BV. Je betaalt jezelf een gebruikelijk loon: in 2026 minimaal € 58.000 per jaar, of meer als het loon in een vergelijkbare functie of het hoogste loon van je werknemers hoger is. De BV houdt daar loonheffingen op in en doet elke maand loonaangifte.

De rekening-courant

Betaal je privé een zakelijke rekening, of haal je geld van de zakelijke rekening voor privé, dan komt dat op de rekening-courant. Houd die bij, reken zakelijke rente en leg de afspraken vast. Leen je als DGA samen met je fiscaal partner meer dan € 500.000 van je BV, dan betaal je over het meerdere box 2-belasting.

Vennootschapsbelasting

De BV betaalt in 2026 19% vennootschapsbelasting over de eerste € 200.000 winst en 25,8% over het meerdere. Je doet aangifte binnen 5 maanden na het einde van het boekjaar; bij een boekjaar gelijk aan het kalenderjaar is dat vóór 1 juni. Uitstel kun je online aanvragen tot 1 november, of via je boekhouder.

Een vereenvoudigd voorbeeld: je BV maakt in 2026 € 120.000 winst vóór je eigen salaris. Je betaalt jezelf het gebruikelijk loon van € 58.000. Er blijft € 62.000 fiscale winst over, waarover de BV € 11.780 vennootschapsbelasting betaalt. De resterende € 50.220 kan in de BV blijven of als dividend naar jou. Keer je het uit, dan betaal je in box 2 24,5% (tot € 68.843): € 12.304, waarop de 15% dividendbelasting die de BV inhoudt wordt verrekend.

De jaarrekening en de KvK

Het bestuur maakt de jaarrekening op binnen 5 maanden na het einde van het boekjaar. De aandeelhoudersvergadering kan dat bij bijzondere omstandigheden met maximaal 5 maanden verlengen. Daarna stellen de aandeelhouders de jaarrekening vast. Ben je enig aandeelhouder en bestuurder, dan geldt je handtekening meestal ook als vaststelling.

Binnen 8 dagen na vaststelling, en uiterlijk 12 maanden na het einde van het boekjaar, deponeer je de jaarrekening bij de KvK. Uitstel van die laatste termijn bestaat niet. Sinds boekjaar 2025 deponeren alle BV's via SBR, een digitaal standaardformaat dat je boekhoudsoftware of boekhouder aanlevert.

Hoeveel er openbaar wordt, hangt af van de grootte van je BV. De meeste BV's van ondernemers zijn micro en deponeren alleen een beperkte balans.

Je valt in een klasse als je twee jaar achter elkaar aan minstens twee van de drie criteria voldoet. Een accountantscontrole is pas verplicht vanaf middelgroot.

Dividend uitkeren

Wil je winst uit de BV halen als dividend, dan besluit de aandeelhoudersvergadering daartoe. Het bestuur moet eerst toetsen of de BV na de uitkering haar schulden kan blijven betalen: de uitkeringstoets. De BV houdt 15% dividendbelasting in en draagt die binnen een maand af. Leg het besluit en de toets schriftelijk vast.

Met een holding

Heb je een holding met een werkmaatschappij, dan heeft elke BV een eigen administratie, jaarrekening en deponering. Vormen ze een fiscale eenheid voor de vennootschapsbelasting, dan doen ze samen één aangifte. Voor de btw bestaat een aparte fiscale eenheid met eigen voorwaarden.

Als het misgaat

Een te late aangifte levert een boete van de Belastingdienst op. Een te late deponering is strafbaar. Het grootste risico zit bij een faillissement: heeft het bestuur in de drie jaar daarvoor de administratieplicht of de deponeringsplicht niet nageleefd, dan staat volgens artikel 2:248 BW vast dat het bestuur zijn taak onbehoorlijk heeft vervuld. Dan kan de curator je als bestuurder persoonlijk aansprakelijk stellen voor het tekort.

Zelf doen of uitbesteden

Je kunt de boekhouding van een BV zelf bijhouden met boekhoudsoftware. De jaarrekening in SBR-formaat, de vennootschapsbelasting en de loonadministratie vragen wel kennis die de meeste DGA's liever uitbesteden. Er zijn drie routes: alles zelf, zelf boeken met controle door een boekhouder, of alles uitbesteden.

Bij Boekhoudvriend kies je tussen Controle, waarbij je zelf boekt in Jortt Plus en wij controleren en alle aangiften doen, en Volledig, waarbij wij alles doen in Exact Online. In beide pakketten zitten de btw-aangiften, de jaarrekening met deponering en de aangifte vennootschapsbelasting.